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摘 要:采购管理是工程项目建设的物质基础,是项目执行过程中关键的一步。项目采购管理至少应当注意以下三点:一是要搞清采购工作的基本流程;二是要强化全流程成本意识;三是要选好供应商。 ; N- }8 ~9 e: X q1 S5 d
关键词:项目 采购管理 程序 全流程成本 供应商 , K" S9 V r, P+ H/ a% z
9 a* R7 \' h3 A1 u# F' A 引言
) Y& t8 U6 ~& @. d7 k6 x1 W8 N 采购一词是从Procurement翻译而来,意为努力获得或设法搞到。它不同于一般意义上的商品购买,包括以不同的方式从组织外部获得货物、土建工程和服务的整个采办过程[1]803。项目的采购则可以定义从项目组织外部获取产品(包括货物和服务)的整个过程。 . |. v- y. z6 h& b+ k: Y
对于工程项目来说,设备、材料的采购费用大约占项目总投资的50%—60%。同时,采购交货的进度又直接影响项目的进度;采购质量的好坏也制约着项目质量的高低,并将决定项目建成后的连续、稳定和安全运转。由此可见,采购管理是工程项目管理中的重要组成部分,它不但是工程项目建设的物质基础,而且还是执行中的一个关键步骤[1]803。 . g c d$ |2 f4 n
项目采购是一项很复杂的工作。项目采购管理时,至少应当做到以下三点:一是要搞清采购工作的基本流程;二是要强化全流程成本意识;三是要选好供应商。 ! P9 J% _9 A3 A4 e" o
1、搞清采购的基本流程
% @2 ?4 |( [3 e# K* p; x! g 项目采购工作包括从组织建立开始,经采买、催交、检验、直到最后一批产品通过检验为止的全部工作。项目采购管理可以分为三个阶段,即准备阶段、实施阶段和收尾阶段。不同的阶段侧重点不同,准备阶段主要工作有建立组织、需求分析、熟悉市场、确定采购战略和编制采购计划;实施阶段主要工作包括接收请购文件、确定合格供应商、招标或询价、报价评审或评标定标、召开供应商协调会、签定合同、调整采购计划、催交、检验、包装及运输等;收尾阶段工作主要有交接、材料处理、资料归档和采购总结等。具体的工作流程如图1所示。 ; T2 ?! ~" ~8 h! g+ t
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n; t6 d! j0 Q, E3 S* z7 R 说明: # J" a" ], z* S8 `* U
1、多批次采购时,第二次以后的采购一般从“接收请购文件”开始,至“交接”处结束;最后一个批次的产品交接结束后,才能进入到“资料归档”和“材料处理”阶段; 2 U" P, Y2 f( B# @& l, b0 T
2、“资料归档、材料处理和采购总结”通常在项目临近结束时进行;
- J5 r) m! m. J# U5 F 3、采购方式通常从“询价”或“招标”中选择其一。
" ^" q5 u& l+ v6 J% Z! E 2、强化全流程成本意识 # {4 X; E6 H1 T
全流程成本意识,即是说,成本的降低关注的不只是某一产品直接成本的下降,而是着眼于项目建设的大局,以项目总体成本的降低为标准。获得了低价的采购物品固然是成本的降低,但获得优质的服务、快速及时的供应、可靠的货源保证、节约的组织成本等也属于成本上的利益[2]177。降低采购成本还要考虑其它“利益相关者”的收益,不能只看采购直接成本的降低,要从项目采购的全过程来探求降低总成本的有效措施。
8 `* e3 L: R4 q$ O# Z) z (1)准确预算。采购预算是在采购之前对采购成本的一种估计和预测,是对资金使用的一个整体规划,是项目采购的基准。有了准确的预算,就能随时对资金的使用情况进行检测和控制,确保资金的使用在合理的范围内浮动,有效地控制资金的流向和流量,达到控制采购成本的目的。 3 ]9 e! U; K$ ]% s
(2)充分利用环境。充分利用采购环境主要包括两个方面:一是对外部环境的利用。建立健全市场信息机制,全面熟悉市场,深入分析行情,大胆合理预测,为科学决策提供有力参考;二是加强成本控制(内部环境),即通过对构成成本的一切费用进行科学的计算、控制和监督,将各项费用控制在预定的基准以内,并分析产生偏差的原因,采取相应的对策,最大程度的降低采购成本[2]176。 - Y9 e6 @) j: |, R) |! d8 j1 ?
(3)增强对全过程和每一个细节的控制。在对设备、材料进行需求分析和项目设计时,就严格控制设备、材料的选型与核算;项目实施阶段,应当以主要精力把好工程的质量关(杜绝返工),同时也要注意防止材料的浪费和流失;在项目结束阶段,要对设备及多余的原材料进行合理的处置。 ' ]" J$ d" t. }) R
3、选好供应商 * J+ @- X" X, y3 P) ?! Z6 M6 K
供货商的选择与管理是采购过程中至关重要的一环。供货商管理与选择水平的高低,直接影响到采购产品的质量、进度,对于减少采购成本,保障工程的顺利进行起着关键的作用。选择了好的供应商,并与之建立良好的合作关系就等于拥有了好的产品和服务。在供应商的选择上应当注意以下三点。
6 [5 Z& N' ^+ A ~7 d* S1 O7 K3 @ (1)规范选择的程序和标准。不同的公司在选择供应商时虽然有着不同的评审的内容和程序,但是作为一个成熟的团队,应该有自己固定的标准和程序。图2[3]33中的流程、表2中的标准可以作为选择时的参考。
# M" W* s0 ?, m6 `) C u' n (2)合理确定数量及方式。在选择供应商的数量时,既要避免单一货源带来的风险,又要保证所选的供应商能够享有充足的供应份额,以获取供应商的优惠政策,降低采购的成本,一般不超过3-4家。选择供应商的方式主要包括公开竞争性招标采购、有限竞争性招标采购、询价采购和直接签订合同采购。在项目采购中,多种招标方式可以组合使用,这样更有利于提高采购效率和质量,更好地控制采购的成本。
/ g5 \4 ?0 N6 q2 e) V8 ?" F% M (3)加强对供应商的管理。在合作过程中对供应商进行定期考核,建立量化指标,对供应商进行评级,并据此衡量与供应商的后续合作。这样就能持续改善供货行为,保证优质及时的供货,从而有效地降低项目采购总成本[2]176。
0 v9 D, C! f/ W3 \/ W3 m+ b 4、结语 3 d$ M* g/ R: G
项目采购工作,是关系项目成败的大事。项目采购部在采买、催交、检验、运输及交付的过程中,应当高度关注采购工作的进度、质量和费用目标,及时向项目经理报告,确保采购工作时刻处在正确的领导之下。 - d% t' y( \' K; ~1 @
参考文献
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